Voor groepen en individuen

Stappen voor een vlotte registratie in Eventication

Om het overzicht te kunnen bewaren in de duizenden shiften en vele vrijwilligers, dient elke vrijwilliger zich verplicht te registreren in Eventication. Op die manier beschikken we over enkele basisgegevens van jou, kan je ten allen tijde nuttige informatie raadplegen, een overzicht van je shiften opvragen, enz. Eventication zal dus hét platform zijn om met elkaar te communiceren!

Een eerste keer aanmelden op Eventication zal iets meer tijd in beslag nemen. Nadien kan je je gewoon inloggen en vouwt alle relevante informatie zich uit op je scherm. Makkelijk, toch?

Registreren als groep

In Eventication kan één verantwoordelijke de groep aanmaken en leiden. Belangrijk is dat jullie op voorhand met het koor al enkele beslissingen hebben genomen over de stad, locatie en vrijwilligersfuncties waar jullie zich als groep voor willen engageren. Bespreek zeker meerdere opties voor het geval jullie gewenste shiften reeds volzet zijn.

Stap 1: IEDEREEN VAN DE GROEP MAAKT INDIVIDUEEL EEN ACCOUNT AAN

  1. Zie het stappenplan hiernaast (‘als individu’) t.e.m. stap 2 (actie 3). Rond het proces af zonder concrete shiften te kiezen (je moet wel je beschikbare dagen opgeven).
  2. Elk individu dat zich geregistreerd heeft, meldt aan de groepsverantwoordelijke met welk e-mailadres dat hij/zij de account heeft aangemaakt.

Stap 2: DE VERANTWOORDELIJKE MAAKT EEN GROEP AAN

  1. De groepsverantwoordelijke meldt zich aan in Eventication en maakt via deze link een nieuwe groep aan (blauwe knop).
  2. Zorg voor een duidelijke groepsnaam en beschrijving (bv. naam koor + gemeente) om verwarring te vermijden. Vink ‘Gelijst’ zeker aan zodat je groep zichtbaar wordt.
  3. Vul de gevraagde detailinformatie over je vereniging in.
    1. Het btw-nummer kan je leeg laten, maar zet een spatie.
    2. Bij rekeningnummer vermeld je het rekeningnummer van de vereniging, al zullen jullie in geen geval een betaling ontvangen op dat rekeningnummer (het systeem vereist dat er IETS wordt ingevuld).
  4. Nodig de groepsleden uit om lid te worden van jouw groep.
    1. Vul de e-mailadressen in van iedereen van de vereniging die zich zal engageren als vrijwilliger! Gebruik hiervoor het e-mailadres waarmee elk groepslid zijn/haar account heeft aangemaakt.
    2. Als je wil kan je een bericht meesturen met de uitnodiging voor Eventication. (bv. “Jij had je opgegeven om met het koor mee te komen helpen tijdens de World Choir Games …”).
    3. Klik op ‘Versturen’ en nadien op ‘Terug’.

Stap 3: SHIFTEN KIEZEN

  1. De groepsverantwoordelijke klikt op deze link.
  2. Van zodra iedereen een account heeft en gekoppeld is aan de groep, kiest de verantwoordelijke alle shiften die de groep wil doen en wijst groepsleden toe aan een specifieke shift.
    1. Klik op ‘Deelnemen aan evenement’ (groene knop).
    2. Kies de World Choir Games 2021. Klik op ‘Volgende’.
    3. Selecteer alle dagen waarop jullie als groep zullen komen helpen. Klik op ‘Volgende’.
    4. Selecteer je beschikbare leden (deze krijgen een groen kleurtje) of klik op ‘alles’ als je iedereen wil selecteren. Klik op ‘Volgende’.
    5. Vink aan dat leden van je vereniging zelf hun shiften kunnen aanpassen. Op die manier hoef je niet zelf als tussenpersoon telkens aanpassingen te doen wanneer iemand van de groep een wijziging wil doorvoeren, maar kan men dit zelf.
    6. Yes! Confirmeer dit!
  3. Klik op ‘Beheer groep in evenement’ en zet deze pagina in je favorieten.
  4. Je hebt keuze uit twee verschillende manieren om groepsleden toe te wijzen aan shiften. Beiden komen op hetzelfde neer.
    1. Bij ‘Beschikbaarheidsdagen’ kies je eerst een dag en wijs per dag shiften toe aan je groepsleden.
    2. Bij ‘Lid/Leden in het evenement’ kan je per persoon (aanklikken) dagen en shiften toevoegen.
  5. Belangrijk: geef elk groepslid minimaal vier shiften, bij voorkeur op dezelfde locatie en activiteit als de andere dagen. Dit komt de continuïteit van de vele activiteiten ten goede.

Hulp nodig? Stuur een mailtje naar vrijwilliger@wcg2021.be.

Registreren als individu

Stap 1: ACCOUNT MAKEN

  1. Ga naar www.eventication.com.
  2. Scroll helemaal naar onder en kies aan de rechterkant voor Nederlands.
  3. Scroll opnieuw helemaal naar boven en klik rechts op “Registreren” (zwarte knop. Hierdoor kom je op de “Maak een account” pagina.
  4. Net boven je naam duid je aan dat je Eventication in het Nederlands wenst te gebruiken.
  5. Vul de vereiste info in om een account aan te maken en klik op de knop “Maak je account aan”.
  6. Je ontvangt een activatiemail op het e-mailadres dat je hebt opgegeven. Als je de mail niet vindt, kijk dan even in je spamfilter. Klik op de link in de mail die je kreeg en log in.

Stap 2: REGISTREREN voor de World Choir Games

  1. Je krijgt een scherm met alle evenementen die door Eventication worden beheerd. Dubbelklik op de World Choir Games, lees de tekst op de volgende pagina, en klik onderaan op de knop ‘IK MAAK-MEE!’.
  2. Vul de gevraagde persoonlijke gegevens in. Zodra je ze hebt ingevuld druk je op de knop “Volgende” rechts onderaan.
  3. Je krijgt een overzicht van de dagen waarop vrijwilligers worden gezocht. Vink de dagen waarop je kan en wil helpen aan door erop te klikken. Zodra je al je dagen hebt aangeduid klik je rechts onderaan op “Volgende”.
  4. Je krijgt vervolgens een scherm met al je beschikbare dagen in de linkse kolom. Telkens je op een dag klikt krijg je in de rechterkolom alle beschikbare functies die dag. Maak per dag je keuze welke functie je wil uitoefenen door op het groene vakje “Kies” naast de functie te klikken. Van zodra je een keuze maakt, worden andere shiften die op datzelfde moment doorgaan niet meer selecteerbaar (wegens overlapping).
  5. Als je alle beschikbare data hebt overlopen en (minstens vier) shiften hebt aangeduid, klik je rechts onderaan op de knop “Bevestig”. Je krijgt binnen de 24 uur een bevestigingsmail met de keuze(s) die je hebt gemaakt. Dit kan even duren. Kijk zeker ook in je spamfilter.

Opgelet: we vragen met aandrang om je als groep voor meerdere shiften op te geven (minimaal vier), en dat bij voorkeur op een vaste plek of activiteit. Dit komt de continuïteit van de vele activiteiten ten goede.

Een voorbeeldje: samen met enkele mensen van het koor wens je je graag als zaalmedewerker op te geven. Kies in Eventication een stad (Antwerpen of Gent), een locatie (meerdere opties mogelijk) en een periode (deel 1 en/of deel 2) en geef je op voor één of twee shiften per dag op die locatie. In totaal doen jullie dus meerdere shiften op die locatie.

Opgelet: we vragen met aandrang om je voor meerdere shiften op te geven (minimaal vier), en dat bij voorkeur op een vaste plek of activiteit. Dit komt de continuïteit van de vele activiteiten ten goede.

Een voorbeeldje: je wil je graag engageren om als medewerker vriendschapsconcerten en workshops te komen vrijwilligen. Kies een stad (Antwerpen of Gent), een locatie (meerdere opties mogelijk) en een periode (deel 1 en/of deel 2) en geef je op voor elke shift op die locatie voor die periode. Je bent dan de ‘vaste medewerker’ voor alle activiteiten die op die locatie doorgaan.

Koorbegeleiders krijgen een vast koor toegewezen voor een volledig deel (ofwel van 30 oktober t.e.m. 3 november ofwel van 3 november t.e.m. 7 november). Koorbegeleiders die het koor geen volledig deel kunnen begeleiden, worden gevraagd zich voor een andere functie in te zetten.

30 oktober tot 7 november 2021, Vlaanderen

Sing together share happiness

In samenwerking met

  • Vlaanderen verbeelding werkt naakte versie
  • interkultuur
  • Koor Stem
  • Gent
  • Antwerpen